很多企業對於文件處理設備的需求並不是十分的清楚，這也導致其設備在部署後經常會產生使用效益及自主維護上的各種問題。企業主需要部署何種設備？這些設備是否能為企業帶來最大價值呢？根據Gartner的調查報告顯示，文件輸出成本約佔企業總營運費用的1~3%，其中不難發現各種輸出浪費與非必要設備支出的現象普遍充斥於辦公室的各個角落。研究中還發現整體辦公室文件超過60%由印表機產出，而IT部門平均投入約15%的工作時間於設備的維護上，以致未能專注於其IT核心工作。該報告充分顯示由於企業對文件處理設備的漠視，將會耗費營運成本並且加重IT部門的工作負擔。

企業的有形與無形成本

多功能複合機已儼然成為企業必備的文件處理設備之一，許多中大型企業甚至在每個部門或樓層都租用至少一台甚至多台的A3多功能複合機來取代原先輸出成本較高且數量較多的A4雷射印表機，但是這樣的設備配置背後卻存在者各種有形與無形浪費的問題，例如：只使用A4尺寸的部門卻同樣配置了設備價格高、耗電量大且體積大的A3複合機，而為了拿取列印文件於設備及座位間經常往返的工作時間浪費，更是企業無形成本浪費中占比最大的一環，這也是多數企業最終選擇妥協讓輸出成本高且輸出量大的A4雷射印表機繼續存在於辦公室的主要原因；如此一來，也就無法如預期達到降低成本的目的了。

整合式租賃服務

來自日本知名文件處理設備大廠-KYOCERA(京瓷美達)，為了解決企業主所面臨的各種有形與無形成本問題，除了提供TASKalfa及 Ecosys A3多功能複合機租賃服務外，還推出了可包含Ecosys A4多功能複合機、Ecosys A4雷射印表機及Ecosys A3雷射印表機的「整合式租賃服務」，讓設備的配置真正達到適才適所、單一品牌、單一服務廠商、單一帳單，有效降低有形與無形成本的目的。此外，為了滿足企業在設備管理及彩色輸出管理上的需要，KYOCERA的所有設備皆具備了相當實用的部門管理功能，其中TASKalfa中高階複合機更內建了可以安裝標準型或客製型解決方案(APP)的應用程式平台(HyPAS)，讓文件處理設備能與企業有最緊密的結合；相信，藉由京瓷美達的「整合式租賃服務」模式，企業主將能享有最專屬、最專業且能夠降低企業營運成本的尊榮級服務。

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